A munkáltató működéséhez sok esetben elengedhetetlen a belső szabályzatok alkalmazása. Különösen akkor, ha nagyobb számú munkavállalót foglalkoztat. E szabályzatok sokszor a munkavállalók irányába való kötelezettségvállalásokat is tartalmaznak. Melyek a munkáltatói szabályzat alapvető tudnivalói?
Mire szolgál a munkáltatói szabályzat?
A munkáltató működésének irányításához, a munkaszervezéshez, a magatartási szabályok kialakításához nem elegendő önmagában a munkaszerződés és a munkaköri leírás. A működés körében minden munkáltató ad utasításokat, iránymutatásokat, tájékoztatásokat a munkavállalók részére. Amennyiben több munkavállalóról van szó, akkor az egyedi utasítás kiadása, tájékoztatás adása külön-külön minden dolgozó részére csak nagyon nehezen lenne megvalósítható. Így a munkáltatók ezeket munkáltatói szabályzat formájában adják ki.
A munkáltatói szabályzat lényegében a munkavállalók egy csoportjához vagy az összes munkavállalóhoz címzett egyoldalú munkáltatói nyilatkozat.
A szabályzatok sokféle célt szolgálhatnak.
- Vannak a munkáltató belső működésének rendjét és a munka megszervezését rendező szabályzatok, például meghatározott eljárásrend előírására vagy távmunkára vonatkozó szabályzat.
- Léteznek a munkahelyi magatartást, viselkedést, megjelenést értintő szabályzatok, mint egy etikai szabályzat, bizonyos munkakörben öltözködési szabályok.
- Vannak a munkaidő beosztására vagy a munkáltató eszközeinek használatára (pl. céges laptop, telefon, gépkocsi) vonatkozó szabályzatok.
- A munkáltató külön szabályzatban írhatja elő a munkavédelmi és balesetvédelmi szabályokat, tűzvédelmi szabályokat.
- A munkavállalók szempontjából kiemelt jelentősége van az olyan szabályzatoknak, amelyekben a munkáltató valamilyen kötelezettséget vállal a munkavállalók felé vagy valamilyen jogot biztosít a számunkra. Ilyenek például a prémiumra, jutalmazásra, egyéb juttatásokra (pl. cafetéria) vonatkozó szabályzatok.
A munkáltatói szabályzat megalkotása
A szabályzatot a munkáltató egyoldalúan jogosult megalkotni. Nem köteles a munkavállalók hozzájárulását beszerezni.
Természetesen a munkáltató mozgástere nem korlátlan. Így a szabályzat nem ütközhet jogszabályba és a munkaszerződésbe, valamint a szabályzat tartalma nem valósíthat meg joggal való visszaélést sem.
A munkáltatói szabályzatot akkor kell közöltnek tekinteni a munkavállalókkal, ha azt a helyben szokásos és általában ismert módon közzéteszik.
Ilyen szokásos közlési mód lehet például a belső vállalati rendszerbe való feltöltés, a hirdetőtáblán való közzététel vagy az emailben való megküldés. Amennyiben a helyben szokásos és általában ismert módon kerül közzétételre a szabályzat, akkor a munkavállaló nem hivatkozhat arra, hogy vele személyesen nem közölték a szabályzatot. A szabályzatok azokra a munkavállalókra is érvényesek lesznek, akik a szabályzat közzététele után létesítenek munkaviszonyt.
Fontos, hogy a munkáltatói utasítások, iránymutatások nem csak írott szabályzatban jelenhetnek meg. A törvény a szabályzattal lényegében azonosnak tekinti a munkáltató által egyoldalúan kialakított, de írásba nem foglalt gyakorlatot is.
A szabályzatok módosítása, visszavonása
Logikusnak tűnik, hogy a munkáltató bármikor egyoldalúan módosíthassa vagy visszavonhassa a munkáltatói szabályzatot, hiszen saját maga alkotta meg. A helyzet azonban nem ilyen egyszerű. Vannak olyan esetek, amikor a szabályzat módosításához a munkavállaló beleegyezése is szükséges. Ez attól függ, hogy a szabályzat, illetve annak a módosítással érintett része miről szól.
A munka szervezésére, irányítására vonatkozó munkáltatói szabályzat visszavonható és módosítható a munkavállalók hozzájárulása nélkül is, mivel az ilyen belső előírások nem minősülnek jognyilatkozatnak.
Több probléma adódik az olyan szabályzatokkal, amelyek egyoldalú kötelezettségvállalást tartalmaznak a munkáltató részéről vagy valamilyen jogosultságot biztosítanak a munkavállalóknak. Ezek legtipikusabb példája a prémiumfeltételeket meghatározó vagy a cafetéria juttatásokat tartalmazó szabályzat.
Az ilyen szabályzatokban a munkavállalóknak biztosított jogokat és a feléjük tett kötelezettségvállalásokat a dolgozók számára hátrányosan főszabály szerint csak a munkavállalók beleegyezésével lehet módosítani.
Azaz, ha a munkáltató közzétette a premizálás feltételeit, rendszerint azt egyoldalúan már nem módosíthatja vagy vonhatja vissza.
Kivételesen van lehetőség az egyoldalú kötelezettségvállalás módosítására, visszavonására akkor, ha a szabályzat közlését követően olyan lényeges változás következett be, amely a kötelezettség teljesítését a munkáltató számára lehetetlenné tenné vagy aránytalan sérelemmel járna.
A munkáltató szabadon módosíthatja a szabályzat olyan részét, amely nem tartalmaz kötelezettségvállalást, hanem például eljárásrendet határoz meg. Erre lehet példa a prémium megállapításának eljárási szabályait tartalmazó munkáltatói szabályzat.
Vitatott kérdés, hogy ha a munkáltató a szabályzatban fenntartja magának a jogot, hogy a szabályzatot egyoldalúan módosítsa vagy visszavonja, akkor ezt megteheti-e kötelezettségvállalást tartalmazó rendelkezés esetén is. Ezért sok esetben a munkáltató azt a megoldást választja, hogy a szabályzatot (pl. prémium szabályzat) vagy annak kötelezettségvállalást tartalmazó részét határozott időre adja ki. Így a határozott idő elteltével a szabályzat, illetve a kötelezettségvállalást tartalmazó rész hatályát veszti. Ezután a munkáltató új, módosított tartalommal tudja ismét közzétenni.
Dr. Szabó Gergely
