Számos olyan cég van, amely székhelyszolgáltatást vesz igénybe annak érdekében, hogy a székhelyre vonatkozó jogszabályi előírásoknak eleget tegyen. Székhelyszolgáltatást csak a jogszabályi előírásoknak megfelelő személy végezhet. Melyek a székhelyszolgáltatás legfontosabb tudnivalói?
Mit értünk székhelyszolgáltatás alatt?
A törvényi előírások megkövetelik, hogy minden cég rendelkezzen székhellyel. A cég székhelyéül olyan ingatlan szolgálhat, amelynek használatára a cég tulajdonosként vagy más jogcímen, például bérlőként, szívességi használóként jogosult.
Előfordulhat, hogy a cég nem rendelkezik saját ingatlantulajdonnal és a székhelyet nem tudja a tagok ingatlanában sem biztosítani. Nem kizárt az sem, hogy a tagok nem kívánják a saját lakóingatlanukat egyben a cég székhelyeként is használni. Ilyen és hasonló esetekben sokszor kerül sor székhelyszolgáltató igénybevételére.
A székhelyszolgáltató olyan cég vagy más személy, aki a megbízó cégnek szerződés útján székhelyet biztosít olyan ingatlanban, amelyet a megbízó ténylegesen nem használ. Ebben az esetben a cég a székhelyhez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségeket a székhelyén székhelyszolgáltató útján teljesíti.
Fontos, hogy székhelyszolgáltatónak nem csak az minősül, aki üzletszerűen (rendszeresen, díjazás fejében) folytat ilyen tevékenységet. Az is székhelyszolgáltatónak minősülhet, aki például díjazás nélkül nyújtja e szolgáltatást.
A székhelyszolgáltatás feltételei
A korábbi években a hatóságoknak több rossz tapasztalata is akadt a székhelyszolgáltatókkal. Több esetben jogellenes célokra használták a székhelyszolgáltatást. Ezért 2017-től rendelet szabályozza a székhelyszolgáltatás alapvető feltételeit.
A rendelet szerint székhelyszolgáltatás keretében székhelyül főszabály szerint olyan ingatlan szolgálhat, amely a székhelyszolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy amelyre a székhelyszolgáltató használati jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték.
Ha a fenti feltételek nem állnak fenn, akkor a székhelyszolgáltatás az ingatlanban akkor nyújtható, ha az ingatlan tulajdonosa a székhelyszolgáltatáshoz előzetes írásbeli hozzájárulását adta és az alábbi feltételek közül legalább egy teljesül:
- a megbízó cég és a székhelyszolgáltató a számviteli törvény szerinti kapcsolt vállalkozások, jelentős tulajdoni részesedésű vállalkozások vagy egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozások,
- a székhelyszolgáltató a cég cégjegyzék adatai között, mint kézbesítési megbízott van bejegyezve, vagy
- a felek között a székhelyszolgáltatáson túlmenően tartós könyvvezetési megbízási jogviszony is fennáll.
A székhelyszolgáltató akkor folytathatja a tevékenységét, ha a tevékenység végzésére irányuló szándékát bejelentette a felügyeleti hatóságnak, azaz a NAV Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Irodájának. A bejelentés megtétele a megbízó cég szempontjából is fontos. Az adóhatóság ugyanis vizsgálja, hogy a székhelyszolgáltató szerepel-e a székhelyszolgáltatók nyilvántartásában, illetve e tevékenység végzésére irányuló szándékát bejelentette-e. Amennyiben a székelyszolgáltató a bejelentési kötelezettségét nem teljesítette, akkor az adóhatóság felhívja a megbízó céget, hogy gondoskodjon másik megfelelő székhely vagy székhelyszolgáltató bejelentéséről.
A székhelyszolgáltatóra kiterjed a pénzmosás elleni törvény, amely több kötelezettséget ró rájuk. Így a törvényben előírt esetekben (pl. szerződéskötéskor) ügyfél azonosítási és átvilágítási eljárást kell lefolytatnia. Amennyiben pedig a törvényben meghatározott bűncselekményre (pl. pénzmosás, terrorizmus finanszírozása) utaló körülményt észlel, köteles erről bejelentést tenni.
A székhelyszolgáltatásra irányuló szerződés
A jogszabály előírja, hogy a székhelyszolgáltatásra vonatkozó megbízási szerződést kötelező írásba foglalni.
A székhelyszolgáltatásra irányuló szerződés nem lehet határozott idejű. Ez alól kivétel, ha a cég létesítésére is határozott időre kerül sor. A szerződés megkötését követő 1 éven belül a rendes felmondás jogát a felek nem gyakorolhatják.
A szerződésnek tartalmazni kell azokat az iratokat (azok fajtáit), amelyeket a cég a székhelyen kíván őrizni és rendelkezésre tartani. Ezen iratok között legalább a cég cégiratait, hatósági engedélyeit, az adóhatósághoz történő adatbejelentési kötelezettségeivel összefüggő iratait, valamint a számviteli törvény szerinti beszámolóját fel kell tüntetni.
A székhely biztosítása során a székhelyszolgáltató köteles a cég iratait és esetleges ingóságait az egyéb megbízók, illetve a saját irataitól, ingóságaitól elkülöníteni. A szolgáltató feladata a tételes és naprakész iratjegyzék és ingóságra vonatkozó jegyzék vezetése azokról az iratokról és ingóságokról, amelyek a szerződés alapján nála vannak.
A székhelyszolgáltató köteles a cég részére cégtáblát biztosítani az ingatlanon. A cégtáblát a közterületről jól látható helyen kell elhelyezni.
A székhelyszolgáltató köteles gondoskodni a cégnek címzett postai küldemények, különösen az üzleti és hivatalos iratok székhelyen történő átvételéről, megőrzéséről és rendelkezésre tartásáról. A küldemények átvételéről köteles 1 munkanapon belül értesíteni a céget. A székhelyszolgáltató köteles a cég székhelyéhez és a cégiratokhoz kapcsolódó hatósági kényszerintézkedéseket tűrni.
Dr. Szabó Gergely
