A munkaviszony fennállása során, sőt már az azt megelőző kiválasztáskor a munkavállalók számos személyes adata kerül a munkáltató birtokába. Ezen adatok kezelésére szigorú szabályok vonatkoznak, amelyeket minden munkáltató köteles megtartani. Mely személyes adatokat kezelhet a munkáltató, és miként? Milyen kötelezettségei vannak a személyes adatok kezelésével kapcsolatban?
Mi minősül személyes adatnak?
Ha személyes adatokról beszélünk, akkor a legtöbb embernek a természetes személyazonosító adatok jutnak eszébe, mint például a név, születési hely, idő, anyja neve, stb. Azonban a személyes adatok köre ennél sokkal tovább terjed. A szintén nyilvánvalóan ebbe a körbe tartozó képmáson, illetve a hangon túl, tartoznak ide adatok az adott személy szokásaira (pl. vásárlási, utazási, szabadidő), valamilyen állapotára (pl. mentális, fizikai) vonatkozó adatokon át, az adott személy pillanatnyi tartózkodási helyéig (mint tudjuk, vannak munkáltatók akik GPS-en keresztül követik nyomon a dolgozó mozgását, anélkül, hogy ennek módjáról és terjedelméről tájékoztatnák az illetőt).
Mik az adatkezelés alapvető szabályai?
A személyes adatok kezelésének egyik legfontosabb szabálya, és egyben korlátja a célhoz kötöttség követelménye. Azaz személyes adatokat kezelni célhoz kötötten, jogok gyakorlása vagy kötelezettségek teljesítése érdekében lehet. Ez munkaviszony esetén azt jelenti, hogy a munkáltató csak a munkaviszonnyal összefüggésben, az ezzel kapcsolatos feladatainak ellátása, jogainak gyakorlása és kötelezettségeinek teljesítése céljából kezelheti a dolgozók adatait. Ettől elérő célból csak akkor, ha ahhoz a munkavállaló kifejezetten hozzájárult.
A munkáltató csak olyan személyes adatokat kezelhet, amelyek kezelése elengedhetetlen a fenti célok elérése érdekében. Így például a munkáltató nem kezelheti a dolgozó kedvenc mozifilmjére, vásárlási szokásaira, vagy a közösségi médián fenntartott kapcsolataira vonatkozó adatokat, mert ezek rendszerint nem szükségesek a munkaviszony fenntartásához és teljesítéséhez.
A Munka Törvénykönyve ezt azzal az előírással erősíti meg, hogy a munkavállalótól csak olyan adat közlése kérhető, amely személyiségi jogát nem sérti, és a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges.
A személyes adatot a munkáltató a munkaviszony megvalósításához szükséges mértékben és ideig kezelheti. Így a munkáltatónál nem mindegy, hogy ki kezeli, és ki fér hozzá a személyes adatokhoz. A bérszámfejtést és a munkabér átutalását végző dolgozó jogosan fér hozzá és kezeli a munkavállalók munkabér és bankszámla adatait, azonban szükségtelenül túllépi a munkáltató e mértéket, ha a hozzáférést például a biztonsági őr számára is biztosítja.
Fontos, hogy a munkáltató köteles a munkavállalót írásban tájékoztatni személyes adatainak kezeléséről.
Az adatok biztonsága
Nem elég, ha a munkáltató a személyes adatokat a megfelelő célból, mértékben és ideig kezeli. A munkáltatónak gondoskodnia kell az adatok biztonságától is. Ennek érdekében az adatok kezelését úgy kell megoldania, hogy biztosítsa az érintettek magánszférájának védelmét. Így az adatokat különösen védeni kell akár a munkáltatón belüli, akár azon kívüli jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés ellen.
E feltételeknek a munkáltató részben az adatokhoz való hozzáférés szabályozásával, részben technikai, informatikai vagy akár fizikai védelem biztosításával tehet eleget.
Az adatok továbbítása
Általános szabály, hogy a személyes adatok harmadik személy, szervezet számára való továbbításához az érintett hozzájárulása szükséges.
A Munka Törvénykönyve lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy a dolgozók személyes adatait a munkaviszonyból származó kötelezettségek teljesítése céljából más személynek átadja. Tipikusan ilyen, amikor a munkáltatótól kiszervezett feladatok körében, a bérszámfejtéssel és könyveléssel foglalkozó cégnek adják át ezen adatokat. Ilyenkor a dolgozó kifejezett engedélyére nincsen szükség, de erről a munkavállalót előzetesen tájékoztatni kell.
Dr. Szabó Gergely
ügyvéd
Dr. Szabó Gergely
